Privacybeleid

Ingangsdatum: 19 juni 2026 | Laatst bijgewerkt: 19 juni 2026

Virtual Bears ("wij" of "ons") zet zich in voor de bescherming van de privacy van iedereen die onze website bezoekt, contact met ons opneemt of ons inschakelt voor softwareontwikkelingsdiensten. Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom we deze verzamelen, hoe we ze gebruiken en welke rechten u heeft, afhankelijk van uw locatie. Wij zijn actief op diverse markten, waaronder de Filipijnen, Australië, het Verenigd Koninkrijk, Singapore en Nederland / de Europese Unie. Wanneer de wetgeving van deze rechtsgebieden specifieke verplichtingen oplegt of aanvullende rechten toekent, gaan wij daar in de betreffende onderstaande secties specifiek op in.

1. Wie we zijn

Bedrijfsnaam: Virtual Bears’

Website: virtualbears.ph

E-mail: bears@virtualbears.ph

Virtual Bears is een bedrijf dat zich richt op de ontwikkeling van software op maat. In het kader van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming treedt Virtual Bears op als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via onze website en onze activiteiten op het gebied van bedrijfsontwikkeling worden verzameld. Wanneer wij persoonsgegevens verwerken in opdracht van klanten in het kader van een softwareontwikkelingsproject, treden wij op als verwerker, overeenkomstig de bepalingen van een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

2. Persoonsgegevens die wij verzamelen

Wij verzamelen persoonsgegevens via de volgende kanalen:

2.1 Inzendingen via het contactformulier

Wanneer u een aanvraag indient via het contactformulier op onze website, verzamelen wij het volgende:

2.2 Boekingen voor kennismakingsgesprekken

Wanneer u een kennismakingsgesprek met ons team boekt, verzamelen wij:

2.3 Aanmeldingen voor de e-mailnieuwsbrief

Wanneer u zich abonneert om berichten van ons te ontvangen, verzamelen wij:

2.4 Cookies en website-analyse

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij automatisch bepaalde technische en gebruiksgegevens via cookies en analysetools, waaronder:

IP-adres (geanonimiseerd waar technisch mogelijk)
Browsertype en -versie
Apparaattype en besturingssysteem
Bezochte pagina's en de tijd die op elke pagina is doorgebracht
Verwijzingsbron (hoe u op onze website bent terechtgekomen)
Geschatte geografische locatie (niveau land/stad)

Voor volledige informatie over de cookies die wij gebruiken en hoe u uw voorkeuren kunt beheren, raadpleegt u hieronder sectie 7 (Cookies).

2.5 Projectgegevens van de klant

Bij het leveren van softwareontwikkelingsdiensten aan klanten kunnen wij toegang hebben tot of persoonsgegevens verwerken die toebehoren aan onze klanten of hun eindgebruikers. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt in opdracht van onze klanten en vallen onder een verwerkersovereenkomst die bij aanvang van elke opdracht wordt gesloten. Dit privacybeleid heeft geen betrekking op de verwerking van projectgegevens van klanten.

3. Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken

Wij gebruiken de persoonsgegevens die wij verzamelen voor de volgende doeleinden:

Reageren op vragen: Om te reageren op inzendingen via het contactformulier en vragen over onze diensten te beantwoorden.

Het plannen en voeren van kennismakingsgesprekken: het inplannen, voorbereiden en opvolgen van kennismakingsgesprekken met potentiële klanten.

Verzenden van marketingcommunicatie: voor het versturen van nieuwsbrieven, updates en service-informatie naar abonnees die zich hiervoor hebben aangemeld. U kunt zich op elk moment afmelden.

Onze website verbeteren: begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken en verbeterpunten identificeren aan de hand van analytics-gegevens.

Beheer van onze zakelijke relatie: Voor het beheren van de commerciële en contractuele relatie met klanten, waaronder voorstellen, het bepalen van de projectomvang, facturering en projectoplevering.

Voldoen aan wettelijke verplichtingen: Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen in de rechtsgebieden waarin wij actief zijn.

4. Rechtsgrondslag voor verwerking

Wanneer de wetgeving inzake gegevensbescherming van ons vereist dat we een rechtsgrondslag vaststellen voor de verwerking van uw persoonsgegevens, baseren wij ons op het volgende:

Gerechtvaardigde belangen: het behandelen van vragen, het beheren van zakelijke relaties en het verbeteren van onze dienstverlening — voor zover onze belangen niet zwaarder wegen dan uw rechten.

Toestemming: het versturen van marketingcommunicatie en het plaatsen van niet-essentiële cookies — wanneer u daarvoor duidelijke en geïnformeerde toestemming heeft gegeven.

Overeenkomst: Verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u of om op uw verzoek maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

Wettelijke verplichting: verwerking die noodzakelijk is om aan de toepasselijke wetgeving te voldoen.

Voor personen in de Europese Unie (inclusief Nederland) en het Verenigd Koninkrijk komen deze rechtsgrondslagen overeen met de grondslagen zoals gedefinieerd in respectievelijk de UK GDPR en de EU GDPR. U hebt het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking.

5. Hoe lang we uw gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens slechts zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.

Aanvraag- en contactgegevens: Bewaard gedurende twee jaar vanaf de datum van het laatste contact, tenzij er een commerciële relatie tot stand komt.

Klant- en projectgegevens: Bewaard gedurende de looptijd van de opdracht en gedurende zeven jaar na voltooiing van het project, in overeenstemming met de standaard commerciële vereisten voor het bijhouden van bescheiden.

Marketinggegevens van abonnees: Uw gegevens worden bewaard totdat u zich uitschrijft of uw toestemming intrekt. Wij beoordelen periodiek de lijsten met inactieve abonnees en verwijderen contacten die de afgelopen twee jaar geen interactie hebben getoond.

Analytische gegevens: Wordt bewaard in geaggregeerde of geanonimiseerde vorm. Ruwe sessiegegevens worden doorgaans 14 maanden bewaard, in overeenstemming met de standaardinstellingen van analyseplatforms.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden ze veilig verwijderd of geanonimiseerd.

6. Met wie wij uw gegevens delen

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen persoonsgegevens alleen in de volgende gevallen:

Dienstverleners: Wij maken gebruik van een beperkt aantal externe dienstverleners voor de werking van onze website en bedrijfsvoering, waaronder e-mailplatforms, planningstools, aanbieders van analysediensten en cloudinfrastructuur. Deze dienstverleners treden op als verwerkers en zijn contractueel verplicht om gegevens uitsluitend volgens onze instructies en met inachtneming van passende beveiligingsnormen te verwerken.

Professionele adviseurs: We kunnen gegevens delen met juridische, financiële of compliance-adviseurs wanneer dit noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wettelijke vereisten: Wij kunnen persoonsgegevens vrijgeven wanneer dit wettelijk vereist is, of op grond van een rechterlijke uitspraak of een besluit van een toezichthoudende instantie.

Business transfers: In het geval van een fusie, overname of verkoop van (een deel van) onze onderneming kunnen persoonsgegevens als onderdeel van die transactie worden overgedragen, met inachtneming van gelijkwaardige privacybescherming.

Wij dragen geen persoonsgegevens over aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden..

7. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en soortgelijke trackingtechnologieën. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen en ons helpen begrijpen hoe bezoekers onze site gebruiken.

7.1 Soorten cookies die wij gebruiken

Strikt noodzakelijke cookies: Vereist voor de juiste werking van de website. Deze kunnen niet worden uitgeschakeld.

Analytische cookies: Worden gebruikt om geanonimiseerde gegevens te verzamelen over hoe bezoekers onze website gebruiken (bijv. bezochte pagina's, tijd op de site). We gebruiken deze gegevens om de website-ervaring te verbeteren.

Voorkeurscookies: Worden gebruikt om uw keuzes en instellingen te onthouden (bijv. voorkeuren voor cookie-toestemming).

7.2 Cookies beheren

Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, krijgt u een cookiebanner te zien. U kunt er dan voor kiezen om niet-essentiële cookies te accepteren of te weigeren. U kunt uw toestemming ook op elk moment beheren of intrekken via de instellingen van uw browser of door contact met ons op te nemen. bears@virtualbears.ph.

Houd er rekening mee dat het uitschakelen van bepaalde cookies gevolgen kan hebben voor de functionaliteit van onze website.

8. Internationale gegevensoverdracht

Virtual Bears is actief in zowel de Filipijnen als Nederland. In het kader van onze bedrijfsactiviteiten kunnen persoonsgegevens tussen deze locaties worden overgedragen.

Wanneer persoonsgegevens afkomstig uit de Europese Unie of het Verenigd Koninkrijk worden doorgegeven aan landen die niet worden erkend als landen met een passend beschermingsniveau, zorgen wij voor passende waarborgen – waaronder door de relevante toezichthouder goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC's) of andere doorgiftemechanismen die onder de toepasselijke wetgeving zijn toegestaan.

Als u meer informatie wenst over de waarborgen die wij hanteren bij internationale doorgiften, neem dan contact met ons op via bears@virtualbears.ph.

9. Uw privacyrechten

Afhankelijk van uw locatie beschikt u mogelijk over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

9.1 Europese Unie en Nederland (EU-AVG)

Recht op inzage — om een kopie te verkrijgen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren
Recht op rectificatie — om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren
Recht op gegevenswissing — om in bepaalde omstandigheden te verzoeken om verwijdering van uw gegevens
Recht op beperking van de verwerking — om te beperken hoe wij uw gegevens gebruiken in bepaalde omstandigheden
Recht op gegevensoverdraagbaarheid — om uw gegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat te ontvangen
Recht van bezwaar — om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen of voor direct marketing
Recht om toestemming in te trekken — op elk moment, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via bears@virtualbears.ph. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij uw nationale toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9.2 Verenigd Koninkrijk (UK GDPR)

Personen in het Verenigd Koninkrijk hebben onder de Britse AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) gelijkwaardige rechten als hierboven beschreven. U kunt ook een klacht indienen bij het Information Commissioner's Office (ICO) via ico.org.uk.

9.3 Australië (Privacy Act 1988)

Personen in Australië hebben op grond van de Australian Privacy Act 1988 en de Australian Privacy Principles het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij over hen bewaren, en het recht om correctie van onjuiste gegevens te verzoeken. Klachten kunnen worden gericht aan het Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) via oaic.gov.au.

9.4 Singapore (PDPA)

Op grond van de Personal Data Protection Act 2012 (PDPA) hebben personen in Singapore het recht op inzage in en correctie van de persoonsgegevens die wij over hen bewaren. U kunt ook uw toestemming voor het verzamelen, gebruiken of vrijgeven van uw persoonsgegevens intrekken, met inachtneming van wettelijke en contractuele beperkingen. Klachten kunnen worden gericht aan de Personal Data Protection Commission (PDPC) via pdpc.gov.sg.

9.5 Filipijnen (Data Privacy Act 2012)

Personen in de Filipijnen hebben de volgende rechten op grond van de Data Privacy Act of 2012 (Republic Act No. 10173):

Recht om geïnformeerd te worden over hoe uw gegevens worden verzameld en gebruikt
Recht op inzage in uw persoonsgegevens
Recht om bezwaar te maken tegen verwerking
Recht op verwijdering of blokkering van gegevens
Recht op rectificatie
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Recht op schadevergoeding bij schendingen

Klachten kunnen worden ingediend bij de Nationale Privacycommissie (NPC) via privacy.gov.ph

10. Gegevensbeveiliging

Wij nemen de beveiliging van uw persoonsgegevens serieus. Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of wijziging. Deze maatregelen omvatten:

Versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS/HTTPS) en in rust, waar van toepassing.
Toegangscontroles die de toegang tot gegevens beperken tot uitsluitend bevoegd personeel
Regelmatige evaluatie van onze beveiligingsprocedures en -systemen
Contractuele beveiligingsverplichtingen opgelegd aan alle externe dienstverleners

Geen enkele methode van gegevensoverdracht via het internet of elektronische opslag is volledig veilig. Hoewel wij alle redelijke maatregelen nemen om uw gegevens te beschermen, kunnen wij geen absolute veiligheid garanderen. In het geval van een datalek dat waarschijnlijk een risico voor uw rechten en vrijheden met zich meebrengt, zullen wij u en de relevante toezichthoudende autoriteit hiervan op de hoogte stellen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

11. Privacy van kinderen

Onze website en diensten zijn gericht op bedrijven en professionals. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar. Als u van mening bent dat wij onbedoeld gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan onmiddellijk contact met ons op via bears@virtualbears.ph; wij zullen vervolgens stappen ondernemen om deze gegevens te verwijderen.

12. Links naar derden

Onze website kan links naar websites van derden bevaten. Dit privacybeleid is uitsluitend van toepassing op onze website en diensten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van websites van derden en raden u aan hun privacybeleid te raadplegen voordat u persoonsgegevens verstrekt.

13. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze werkwijzen, wettelijke vereisten of organisatiestructuur te weerspiegelen. Wanneer we wezenlijke wijzigingen doorvoeren, passen we de datum van de laatste wijziging bovenaan dit document aan. We raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen.

Bij ingrijpende wijzigingen die van invloed zijn op de manier waarop wij uw gegevens verwerken, stellen wij u hiervan rechtstreeks op de hoogte (indien wij over uw contactgegevens beschikken) of plaatsen wij een duidelijk zichtbare melding op onze website.

14. Neem contact met ons op

Als u vragen heeft over dit privacybeleid, uw privacyrechten wilt uitoefenen of een zorg wilt uiten over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, neem dan contact met ons op:

E-mail: bears@virtualbears.ph

Website: virtualbears.ph

Wij streven ernaar om binnen 30 dagen te reageren op alle verzoeken met betrekking tot privacy. Bij complexe verzoeken kunnen wij deze termijn met nog eens twee maanden verlengen, voor zover de toepasselijke wetgeving dit toestaat; wij zullen u binnen de oorspronkelijke termijn van 30 dagen op de hoogte stellen van een dergelijke verlenging.